1. প্রচ্ছদ
2. চাকরি-বাকরি

বিদেশে স্কলারশিপের জন্য প্রফেসর ম্যানেজে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো প্রথম ইমেইল করা। অধিকাংশ ক্ষেত্রেই মেইলের রিপ্লাই পাওয়া যায় না, সেক্ষেত্রে নিচের কিছু নিয়ম অনুসরণ করলে রিপ্লাই পাওয়ার সম্ভাবনা বেশি। এখানে একটা নমুনা ইমেইল, সঙ্গে ডু অ্যান্ড ডোন্ট দেওয়া হলো।

মেইল করার সময় যা করণীয় সাবজেক্ট:  ইমেইলের সাবজেক্ট হতে হবে অল্প শব্দে টু দি পয়েন্ট।

সম্বোধন: প্রফেসরদের সম্বোধন বিষয়টা অনেক গুরুত্বপূর্ণ। সঠিক সম্বোধন না হলে হয়ত আপনার ইমেইলটা তিনি আর পড়বেন না। যেমন- কোন প্রফেসরের নাম Thomson Peggy; সম্বোধন হওয়া উচিৎ Professor Peggy অথবা Dr. Peggy (জাপানিজ প্রফেসরের ক্ষেত্রে First name is better, e.g. Professor/Dr Thomson)

মুল বডি: এখানে ২/৩ লাইনে আপনার নিজের পরিচয় তুলে ধরুন (যেমন-নাম, পরিচয়, বিশ্ববিদ্যালয়, ডিপার্টমেন্ট)। দ্বিতীয় প্যারায় বুঝাতে হবে কেন আপনি তার সঙ্গে কাজ করতে আগ্রহী। এই প্যারাতে বলতে হবে আপনার রিসার্চ ইন্টারেস্ট কিভাবে তার সঙ্গে মিলে বা সাদৃশ্যপূর্ণ এবং প্রফেসরের কোন কাজ ভালো লেগেছে। আর যদি রিসার্চের অভিজ্ঞতা না থাকে তাহলে বলতে পারেন যে আমি আপনার এই পেপারগুলো পড়েছি এবং বিষয়টা আমার ভালো লেগেছে।

শেষ প্যারায় আপনার পাবলিকেশন/প্রজেক্ট শিরোনাম উল্লেখ করে বলতে পারেন আমার ইন্টারেস্ট যেহেতু আপনার গবেষণার সঙ্গে মিলে গেছে, সেক্ষেত্রে আমি আপনার সঙ্গে গবেষণার সুযোগ পেলে আনন্দ পেতাম। এই হচ্ছে আমার সিভি (এটাচড)। শেষ করার আগে টোফেল/আই.এল.টি.এস স্কোর (যদি থাকে) উল্লেখ করে লিখবেন লুক ফরওয়ার্ড টু হিয়ারিং ফ্রম ইউ।

যা বর্জনীয়:
১) এক মেইল অনেক প্রফেসরকে CC দেওয়া।
2) প্রফেসরকে না জেনেই অনুমান করে লিখা।
৩) শুরুতেই প্রফেসরকে স্যার বলে সম্বোধন করা।
৪) ভুল গ্রামার, অপ্রয়োজনীয় তথ্য, ভাবনাচিন্তা ছাড়াই অন্যের ইমেইল কপি পেস্ট করা ।

এভাবে কিছুদিন নিয়ম করে কয়েকজন প্রফেসরকে লিখলে রিপ্লাই পাবেন আশা করি ।

লেখক:  সহকারী অধ্যাপক, হাজী মোহাম্মদ দানেশ বিজ্ঞান ও প্রযুক্তি বিশ্ববিদ্যালয়।

এসএইচ/