পারফেক্ট ই-মেইল দিয়ে বসের কাছে হয়ে উঠুন পারফেক্ট

আপনি অফিসের সব নিয়ম-কানুন মেনে চলছেন, তবুও যেন আপনি আপনার বসের সেরা পার্টনার হতে পাচ্ছেন না। কোথায় যেন একটু ভুল থেকেই যাচ্ছে। তবে খেয়াল করে দেখেন তো, আপনার অফিসের গুরুত্বপূর্ণ বিষয় ই-মেইলে কোন সমস্যা করছেন না তো। অফিসিয়াল যে কোন কাজেই বসের সঙ্গে যোগাযোগ করতে হয় ই-মেইলের মাধ্যমেই। তাই ই-মেইল বিষয়টি খুব সতর্ক থাকতে হবে। তা না হলে বসের কাছে আপনার গুরুত্ব কমে যেতে পারে। পারফেক্ট ই-মেল হলেই আপনিও পারফেক্ট হবেন।

সুতরাং বসের ই-মেইল কেমন হওয়া হওয়া উচিত তা দেখে নিন-

আপনার ই-মেলে প্রথম যেটা বসের চোখে পড়বে তা হল ‘সাবজেক্ট লাইন’। তাই ই-মেলের বিষয় অনুযায়ী একটা নির্দিষ্ট ‘সাবজেক্ট লাইন’দেওয়াটা খুবই জরুরি।

আপনার এমন কিছু ই-মেল আছে যেটা হয়তো ততটা জরুরি নয়, অথচ সেই ই-মেলে লেখা ‘আর্জেন্ট’। এরকম করা একেবারেই অনুচিত। এতে বসের কাছ থেকে বিশ্বাসযোগ্যতা হারিয়ে ফেলবেন। এছাড়া আপনার প্রতি তার যে কোন ধারণার অবনতি হবে।

ইমেল করার সময় তাড়াহুড়ো করবেন না। ঠান্ডা ও সুস্থির মস্তিষ্কে টাইপ করুন এবং পাঠানোর আগে অবশ্য একবার দেখে নেবেন। চেষ্টা করবেন কোনও টাইপে বা বানান যেন ভুল না থাকে। কিংবা অনেক সময়ই আমরা সময় বাঁচাতে কোনও শব্দ ছোট করে লিখে ফেলি। যেমন- এস-ও-আর-আর-ওয়াই (sorry) পরিবর্তে লিখে থাকি এস-আর-ওয়াই (sry)। আবার টি-এইচ-অ্যা-এন-কে-এস (Thanks) বদলে লিখে থাকি টি-এইচ-কে-এস (Thks)। কিন্তু এই ধরণের আচরণ আপনার অলসতার পরিচয় ‍দিবে। বসের কাছে এমনই ধারণা জন্মাবে।

আপনি যে খুশি বা আপনি হতাশ বা অন্য কিছু সমস্যা সেটা টাইপ করার সময় সেই ভাব যেন প্রকাশ না হয়। আপনার কাছে এটি সহজ মনে হলেও আপনার উপর বসের মনোভাব খুব একটা সহজ হবে না।

সিসি এবং বিসিসি। ই-মেলে গ্রাহকের জায়গায় এই দুটো সকলেই দেখে থাকবেন। ব্যবহারও করে থাকন। কিন্তু কোন কোন ব্যক্তিকে এই দুই জায়গায় রাখবেন, তা নিয়ে আগে থেকেই চিন্তা করে রাখুন। অকারণ সিসি-বিসিসিতে ই-মেল আইডি যোগ করে দেওয়াটা অনেকেই পছন্দ করেন না।

যা লিখতে চান স্পষ্টভাবে লিখুন। অহেতুক এটা-ওটা লিখে ই-মেলের আকার বড় করবেন না।

অফিসিয়াল ই-মেলের প্রত্যুত্তর দিতে খুব বেশি দেরি করবেন না। যেমন- আপনি ভীষণ ব্যস্ত। তাই উত্তর দেওয়ার সময় পাচ্ছেন না। এ রকমটা কখনই করবেন না। ব্যস্ত থাকলেও ই-মেল দেখার সঙ্গে সঙ্গে এক লাইনে কিছু উত্তর দিয়ে দিন। যিনি মেল করছেন তার যেন কোনও ভাবেই মনে না হয়, আপনি তাকে গুরুত্ব দিচ্ছেন না।

সূত্র : আনন্দবাজার।

কেএনইউ/ এআর